Automatiser la saisie des bons de commande : pourquoi les solutions classiques ont fait leur temps ?
Dans de nombreuses entreprises, les bons de commande arrivent encore par email et sont saisis à la main.
L’EDI, l’OCR ou les sites B2B ? Trop rigides, trop chers ou trop compliqués.
Découvrez une nouvelle approche, plus simple, plus intelligente et vraiment adoptée par les clients.
Dans de nombreuses entreprises B2B, les commandes clients arrivent encore par email, en pièce jointe (PDF) ou directement dans le corps du message.
Et que se passe-t-il ensuite ?
C’est à l’administrateur des ventes ou au commercial sédentaire d’ouvrir chaque mail, d’en extraire les informations, puis de les saisir manuellement dans l’ERP.
LES SOLUTIONS CLASSIQUES ONT MONTRÉ LEURS LIMITES
Plusieurs solutions ont été imaginées pour automatiser la saisie des bons de commande mais elles se heurtent à de nombreux blocages.
L’EDI (Échange de Données Informatisé)
L’EDI permet une connexion directe entre l’ERP du client et celui du fournisseur, pour un échange de données structuré.
Mais cette solution a un coût :
Mise en place longue, chère et complexe
Peu adaptée aux exceptions et aux bases de données qui évoluent régulièrement
Frais de maintenance élevés
L’OCR classique (Reconnaissance Optique de Caractères)
L’OCR permet de lire les bons de commande sous forme de PDF et d’en extraire les données.
Mais là encore, la réalité freine l’adoption :
Nécessite un paramétrage spécifique pour chaque template (et donc chaque client) : inenvisageable si vous avez un portefeuille client hétérogène
Ne fonctionne plus dès que la mise en page change
Requiert une relecture détaillée avant validation par l’administrateur de vente
Le site web B2B
Certains fournisseurs mettent en place un site web pour que leurs clients B2B y passent directement leurs commandes.
En théorie, le gain de temps est évident et immédiat.
En pratique :
Peu d’adoption du côté de l’acheteur B2B, qui préfère son canal “historique” : le email
Suppose une double saisie pour l’acheteur, qui doit enregistrer sa commande dans son propre logiciel de gestion interne, puis sur le site web B2B de son fournisseur
Mauvaise expérience utilisateur : base produit souvent incomplète, tarifs manquants, …
UNE NOUVELLE APPROCHE AVEC ELEDONE
Chez Eledone, nous pensons qu’il est temps de faire simple et efficace, comme le souligne cet article sur les avantages de l’automatisation des bons de commande : https://siecledigital.fr/2024/02/28/comment-ia-revolutionner-solutions-erp/
Notre modèle repose sur une intelligence artificielle spécialisée dans la lecture de bons de commande. Elle capture les données directement dans les emails (PDF ou texte) peu importe leur forme, les rapproche de vos bases de données, et les intègre automatiquement dans votre ERP.
Aucune action requise du côté client. Aucune configuration spécifique par document. Et surtout, zéro friction pour vos équipes.
Notre solution est :
✔️ Compatible avec 100 % de vos clients
✔️ Simple à déployer, sans projet technique lourd
✔️ Résiliente aux exceptions, formats multiples ou données atypiques
L’AUTOMATISATION NE DOIT PAS ÊTRE RIGIDE, ELLE DOIT ÊTRE INVISIBLE
Chez Eledone, nous sommes convaincus que l’ergonomie est centrale dans l’adoption d’un logiciel.
L’automatisation des commandes doit s’intégrer dans vos flux existants, sans imposer de changements aux équipes ni aux clients.
Vous recevez un bon de commande par mail ?
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