Conversion des conditionnements : carton, palette ou unité, comment saisir la bonne quantité

Une ligne de commande qui dit « 10 » peut signifier 10 pièces, 10 boîtes ou 10 cartons. Pour saisir la bonne quantité, il faut reconnaître l’unité dans laquelle le client s’exprime, la rapprocher des conditionnements définis dans l’ERP pour cet article, appliquer le bon coefficient, puis vérifier que le résultat est cohérent avec le prix, l’historique du client et les multiples de vente. Une IA peut faire ce travail ligne par ligne, et signaler à l’ADV les cas qui ne tombent pas juste.

Unité de commande, de vente, de stock : de quoi parle-t-on ?

Avant de convertir, il faut distinguer des notions que l’on mélange souvent au quotidien :

• L’unité de stock (ou unité de base) : celle dans laquelle l’ERP compte l’article. La pièce, le mètre, le kilo, le rouleau.
• L’unité de vente : celle dans laquelle vous vendez et souvent facturez. Une boîte de 100 vis, un colis de 6 rouleaux, un touret de câble.
• Le conditionnement : les niveaux d’emballage, avec leur coefficient. Une pièce, un sachet de 10, un carton de 20 sachets, une palette de 40 cartons.
• Le multiple de vente : la quantité minimale ou le pas autorisé. On ne vend pas un sachet entamé.
• L’unité du client : celle qu’il utilise dans son propre logiciel, et qui n’a pas toujours de lien avec les vôtres.

La conversion consiste à passer de la dernière à la première, sans perdre d’information en route. Une fois que l’article est identifié (c’est le sujet de notre article sur les références client), reste à savoir combien en saisir.

Les situations qui piègent l’ADV

Quelques cas reviennent sans cesse, quel que soit le secteur.

La quantité sans unité. « Essuie-mains pliés : 8 ». Huit paquets, ou huit colis de vingt paquets ? Chez un distributeur d’hygiène, l’écart représente plusieurs palettes de différence à la préparation.

Le client qui a déjà converti. Il écrit « 288 pièces » parce que son logiciel raisonne en unités, alors que vous vendez au carton de 24. La quantité est juste, mais il faut saisir 12 cartons, et non 288 cartons.

Le mot qui ne correspond pas. Le client parle de « colis », l’ERP de « carton », le fournisseur de « UVC ». Ou bien il dit « caisse » pour ce que vous appelez une palette.

La quantité qui ne tombe pas juste. 45 colliers alors qu’ils sont vendus par sachet de 10. Faut-il arrondir à 50, descendre à 40, ou demander ?

Le prix au cent ou au mille. En visserie, en étiquettes ou en petite quincaillerie, le tarif s’exprime souvent pour 100 ou 1 000 pièces. Une erreur d’un facteur 100 sur le prix ou sur la quantité passe facilement inaperçue.

Le poids variable. En alimentaire, un client commande trois colis de fromage à la coupe, que vous facturez au kilo. La quantité commandée et la quantité facturée ne sont pas dans la même unité.

Le conditionnement qui a changé. Le fournisseur est passé de cartons de 12 à cartons de 10. Le client, lui, continue de commander « 2 cartons » en pensant recevoir 24 unités.

Un exemple, ligne par ligne

Prenons une commande hypothétique, reçue dans le corps d’un e-mail par un négoce sanitaire, de la part d’un plombier installateur :

« Bonjour, merci de préparer pour jeudi : 2 cartons coudes laiton 15x21, PER 16 nu 3 couronnes, 45 colliers isophoniques diam. 32, 1 joints fibre 15x21 (4,80 €). Merci. »

Voici comment chaque ligne se traite :

• Coudes laiton 15x21, 2 cartons. L’article est géré à la pièce dans l’ERP, avec un carton de 25. Le client a précisé l’unité, le coefficient est connu : 50 pièces. Rien à signaler.
• PER 16 nu, 3 couronnes. L’article est stocké au mètre et vendu en couronne de 100 m. 3 couronnes donnent 300 m. La conversion est sûre, à condition que la couronne de 100 m soit le seul conditionnement existant ; s’il existe aussi une couronne de 50 m, la ligne doit être vérifiée.
• Colliers isophoniques diam. 32, 45. L’article se vend par sachet de 10. 45 n’est pas un multiple. Selon la règle choisie pour ce client, on arrondit au sachet supérieur (5 sachets) ou on signale la ligne pour que l’ADV décide.
• Joints fibre 15x21, 1, à 4,80 €. Un joint seul coûte quelques centimes ; le sachet de 100 est au tarif de 4,80 €. Le prix indiqué par le client montre qu’il parle d’un sachet, pas d’un joint. Sans ce contrôle, on aurait saisi une pièce.

Sur quatre lignes, deux se convertissent sans difficulté, une dépend d’une règle propre au client, et une n’est juste que parce que le prix a été pris en compte. C’est représentatif de ce qu’une ADV gère toute la journée.

Les contrôles à faire après la conversion

Multiplier par un coefficient ne suffit pas. Une conversion fiable se vérifie sous plusieurs angles :

• Le conditionnement existe-t-il pour cet article ? Un client qui demande « 1 palette » d’un produit qui n’est jamais vendu à la palette doit être signalé, pas interprété.
• Le résultat respecte-t-il les multiples de vente ? Sinon, la règle définie pour ce client s’applique : arrondi, ou question.
• Le prix est-il cohérent avec l’unité retenue ? Si le client indique un prix, il doit correspondre à l’unité convertie, à quelques écarts tarifaires près.
• La quantité ressemble-t-elle aux habitudes du client ? Un client qui commande d’habitude 2 cartons et qui en demande 200 a probablement écrit des pièces.
• Le stock suit-il ? Une conversion juste qui dépasse le stock disponible doit déclencher la même alerte qu’une autre ligne.

Aucune de ces vérifications n’est compliquée. Le problème, c’est de les faire sur toutes les lignes, toute la journée, sans en oublier.

Ce que fait Eledone

Eledone lit l’unité exprimée par le client en même temps que la référence et la quantité, que la commande arrive en PDF, en Excel, dans le corps du mail ou en scan. Il retrouve dans votre ERP les unités et les conditionnements de l’article, applique le coefficient, puis confronte le résultat au prix indiqué, à l’historique du client et à ses conditions.

Quand tout concorde, la ligne suit les règles définies avec vous : saisie directe ou validation. Quand un doute subsiste (unité manquante, quantité qui ne tombe pas juste, prix qui ne colle pas), la ligne est signalée avec un score de confiance faible, et l’équipe tranche. Les règles particulières, comme « pour ce client, toujours arrondir au carton supérieur », se définissent client par client et produit par produit. Le détail du fonctionnement est sur notre page saisie des commandes.

Fiabiliser ses données de conditionnement

L’IA interprète une demande ; elle ne peut pas inventer un coefficient qui n’existe nulle part. Avant d’automatiser, quelques vérifications dans l’ERP rendent le résultat bien plus fiable :

• chaque article a ses conditionnements renseignés, avec des coefficients à jour, y compris quand le fournisseur change d’emballage ;
• les libellés d’unité sont clairs (carton, colis, sachet…) et stables d’un article à l’autre ;
• les multiples de vente sont définis, pour que l’outil sache ce qui est autorisé ;
• les règles d’arrondi sont décidées, par écrit, plutôt que laissées à l’appréciation de chaque personne.

Ce travail profite aussi aux équipes, au magasin et à la facturation, bien au-delà de la saisie.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si le client n’indique aucune unité ?

L’IA s’appuie sur l’unité de vente habituelle de l’article, sur l’historique du client et sur le prix s’il est indiqué. Si ces indices ne suffisent pas à lever le doute, la ligne est signalée plutôt que saisie au hasard.

Peut-on arrondir automatiquement au conditionnement supérieur ?

Oui, si c’est votre règle pour ce client ou cet article. Certaines entreprises préfèrent arrondir, d’autres veulent que l’ADV confirme avec le client. Les deux fonctionnent, à condition que la règle soit décidée à l’avance.

Comment sont gérés les articles à poids variable ?

La quantité commandée (en colis ou en pièces) est saisie dans l’unité prévue par l’ERP, et la facturation au poids réel se fait ensuite, comme aujourd’hui. L’important est que l’unité de commande soit correctement reconnue au départ.

Comment vérifier sur nos propres commandes ?

Le plus simple est de prendre une commande réelle, avec ses cartons, ses palettes et ses quantités qui ne tombent pas juste, et de la soumettre à notre essai en ligne.

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